Este guia oferece um procedimento padrão, seguro e conforme a LGPD para recebimento, validação e guarda de atestados médicos no departamento de Recursos Humanos. Ele complementa nossos conteúdos pilares: Guia Definitivo de Atestado Médico, Atestado Trabalhista e Validade do Atestado.
Princípios legais e de privacidade (LGPD)
- Minimização de dados: não solicitar diagnóstico detalhado. Leia: Atestado e CID.
- Base legal: cumprimento de obrigação legal/regulatória e execução de contrato de trabalho.
- Acesso restrito: limitar a profissionais de RH autorizados e médico do trabalho.
- Retenção: manter apenas pelo prazo necessário (recomenda-se 5 anos — contexto trabalhista). Veja: LGPD e atestados.
Fontes oficiais: LGPD – Lei 13.709/2018 e orientações do CFM.
Checklist de recebimento (para RH)
- Identificação do trabalhador: nome completo, CPF e matrícula
- Dados do documento: data de emissão, período de afastamento/comparecimento
- Dados do emissor: nome do médico, CRM/CRO, assinatura e carimbo
- Local de atendimento: papel timbrado ou dados da clínica/hospital
- Autenticidade:
- Atestado digital: QR Code/código e assinatura ICP-Brasil
- Atestado físico: carimbo e elementos formais
- Consistência: período compatível com a condição relatada (sem coletar diagnóstico)
Guia detalhado: Como verificar um atestado e riscos em Atestado falso.
Prazos de apresentação e políticas internas
- Padrão de mercado: até 48 horas após o retorno ao trabalho
- Comunicação prévia quando possível
- Entrega via portal interno ou e‑mail corporativo dedicado
- Registro de protocolo com número de ticket
Para afastamentos superiores a 15 dias corridos, orientar o trabalhador ao INSS.
Homologação com o médico do trabalho
- Verificação documental sem expor diagnóstico
- Possibilidade de contato com o emissor (se houver dúvida razoável)
- Avaliação de restrições e readaptação de função (quando houver)
Saiba mais: Atestado com restrição de atividade.
Procedimento em caso de suspeita ou inconsistência
- Checar elementos formais (assinatura/CRM/QR)
- Conferir autenticidade: Atesta CFM
- Solicitar complementação documental ao colaborador
- Encaminhar ao médico do trabalho para parecer
- Evitar coletar diagnóstico; manter o foco nos elementos formais e período
Evitar medidas punitivas sem due diligence. A recusa indevida pode gerar passivos. Consulte: Recusa de atestado: o que fazer.
Armazenamento seguro e prazo de guarda
- Repositório com controle de acesso e trilha de auditoria
- Criptografia em repouso e em trânsito
- Política de retenção: critérios claros e data de expurgo
- Registro de quem acessou e quando
Comunicação com o colaborador
- Canal dedicado (e‑mail/portal) e mensagens padronizadas
- Protocolo de recebimento com prazo de resposta
- Orientações objetivas sobre prazos e dúvidas frequentes
FAQ para colaboradores: Guia definitivo e Como conseguir atestado.
Perguntas frequentes (FAQ)
O RH pode exigir CID no atestado?
Não. O CID só pode constar com autorização expressa do colaborador. Leia: Atestado e CID.
O RH pode recusar um atestado online?
Não, desde que o documento seja válido e contenha assinatura digital certificada. Veja: Atestado online.
Por quanto tempo devemos guardar atestados?
Recomenda-se conservar por até 5 anos em razão de prazos prescricionais trabalhistas. Veja: LGPD e atestados.
É obrigatório informar o diagnóstico ao RH?
Não. O diagnóstico é protegido por sigilo médico; o foco é o período de afastamento e a aptidão/restrição.
